Bedrijfsprocesautomatisering: de drie woorden afzonderlijk zijn vrij eenvoudig te begrijpen. Er is een “bedrijf”, dat is de entiteit die je bezit en gebruikt om geld te verdienen; er is “proces”, dat is een reeks van acties; dan is er “automatisering”, dat verwijst naar iets dat gebeurt zonder de noodzaak van handmatige handelingen.
Wanneer deze woorden worden samengevoegd, verandert er niet veel aan hun individuele definities, maar het woord impliceert wel dat procedures of handelingen met betrekking tot jouw bedrijf automatisch worden. De vraag blijft echter: welke processen kan jouw bedrijf automatiseren en wat zijn de voordelen daarvan?
We gaan je precies vertellen wat je moet weten over bedrijfsprocesautomatisering (BPA), waarom je het nodig hebt en hoe het jouw bedrijf ten goede komt. Blijf lezen voor meer informatie!
Waarom je bedrijfsprocesautomatisering nodig hebt
De kans is groot dat je al gebruik maakt van een vorm van bedrijfsprocesautomatisering binnen jouw organisatie. Het hebben van een automatische reactie van jouw e-mailaccount naar jouw klanten over het feit dat je op vakantie bent of het gebruik van een messaging-app om teamleden op de hoogte te houden, zoals Teams of Slack, is een zeer elementaire vorm van bedrijfsprocesautomatisering. BPA houdt daar echter niet op (en zou dat ook niet moeten doen).
Automatisering van bedrijfsprocessen kan jou in staat stellen om een betere en meer consistente klantervaring te bieden. Door automatisering weet jouw klantenkring wat ze kunnen verwachten, wanneer ze het kunnen verwachten en heeft jou het gevoel dat jouw focus meer op hen is afgestemd. Dit gebeurt omdat jouw team minder uren hoeft te besteden aan het invullen en archiveren van papierwerk en meer tijd kan besteden aan de mensen die er toe doen – jouw klanten!
Ongeacht je branche kan je bedrijf profiteren van het verbeteren van de bedrijfsprocesautomatisering.
Voordelen van het implementeren van bedrijfsprocesautomatisering
Zoals gezegd, zullen jouw klanten meer consistente zorg krijgen zodra je ervoor kiest om bedrijfsprocesautomatisering te implementeren. Er zijn echter meerdere andere redenen waarom je BPA voor jouw bedrijf zou moeten overwegen:
- Minder fouten – tussen 70-80% van de fouten wordt gemaakt door de gebruiker. Deze fouten kunnen voortkomen uit het per ongeluk omdraaien van een groep getallen of het simpelweg verkeerd typen van een stukje informatie. BPA kan dit probleem verminderen of elimineren door computers in staat te stellen het grootste deel van de gegevensinvoer en de opslag van documenten uit te voeren.
- Lagere kosten – door het automatiseren van verschillende onderdelen van jouw bedrijf (en het verminderen of elimineren van fouten) zullen je medewerkers minder tijd besteden aan taken die voorheen uren kosten om te voltooien en vrijwel geen tijd aan het corrigeren van gehaaste fouten, waardoor je bedrijf geld bespaart in het proces.
- Verbeterde beveiliging – door gebruik te maken van bedrijfsprocesautomatisering kunnen documenten eenvoudig worden getraceerd en wordt de kans op het misplaatsen van relevant papierwerk verkleind. Dit maakt het werk van je medewerkers niet alleen gemakkelijker, maar zorgt er ook voor dat privé-informatie vertrouwelijk blijft.
Over het algemeen stelt de implementatie van bedrijfsprocesautomatisering jou in staat om over de hele linie geld te besparen, of het nu gaat om minder tijd te besteden aan overbodige taken, een hogere productiviteit van de medewerkers of het feit dat tevreden klanten ervoor kiezen om zaken met je te blijven doen.
Soorten taken die geautomatiseerd kunnen worden
Er zijn echt geen grenzen aan het soort taken dat kan worden geautomatiseerd. Je kunt ervoor kiezen om de beveiliging van jouw software te automatiseren, de verzending en ontvangst te verwerken, of BPA te gebruiken op de productievloer.
Een groot nut voor de automatisering van bedrijfsprocessen is het onboarden van nieuwe medewerkers. Jouw personeelsafdeling kan zo gemakkelijk nieuwe medewerkers aan jouw personeel toevoegen, terwijl nieuwe teamleden elke training die je bedrijf vereist efficiënt kunnen voltooien.
Hoewel je BPA absoluut kunt gebruiken om je te helpen klanten te beheren, is het niet altijd ideaal om dit te doen. Vaak zullen jouw klanten de mogelijkheid waarderen om in contact te komen met een echt persoon om hun problemen op te lossen.
Dit gezegd zijnde kun je ervoor kiezen om BPA te gebruiken om eventuele lopende of eerdere klantproblemen bij te houden, evenals de contactgegevens, voorkeursmethoden voor betaling en, indien van toepassing, lidmaatschaps-/inschrijvingsgegevens. Jouw klanten zullen het op prijs stellen dat ze met elk lid van je team kunnen spreken en problemen kunnen oplossen zonder dat ze hun gegevens hoeven in te voeren of te (her)vermelden.
Het idee achter de automatisering van bedrijfsprocessen is de mogelijkheid om alle gegevens van jouw bedrijf op een handige, maar veilige plaats op te slaan en er toegang toe te krijgen. Afhankelijk van de aard van de taak van elk teamlid, kun je de hoeveelheid gegevens die ze kunnen opvragen beheersen, terwijl ze toch hun aangewezen taken kunnen uitvoeren.
De verandering naar BPA maken
Er zijn veel toepassingen voor de automatisering van bedrijfsprocessen; sommige daarvan kunnen meer van toepassing zijn op jouw bedrijf dan andere. Het mooie van het gebruik en de implementatie van BPA-praktijken is dat je kunt kiezen om zo veel (of zo weinig) te automatiseren als je wilt.
Het is duidelijk dat hoe meer je kiest voor het gebruik van een BPA-systeem, hoe meer voordelen je zult beginnen te zien en hoe groter jouw kostenbesparing zal zijn. Het is waarschijnlijk dat in de komende vijf tot zeven jaar meer bedrijven automatisering zullen toepassen en daardoor hun bedrijf zullen laten groeien.
Dit gezegd zijnde kies ervoor om met de implementatie van een BPA-systeem te beginnen wanneer marktleiders al jaren een voorsprong hebben op de concurrentie. Nu is het tijd om te beginnen met BPA en het voor jou te laten werken!