Nog geen IT strategie?

Vóór de invoering van de informatietechnologie waren er veel organisaties die meer succes hadden dan andere. Deze bedrijven hadden een beter product- of dienstenaanbod, een positieve klantgerichtheid en zeer waarschijnlijk een nauwe betrokkenheid van de medewerkers bij de ontwikkeling ervan. Vandaag de dag moeten deze kwaliteiten worden samengevoegd met een volledig begrip van de waarde van IT om dit niveau van zakelijk succes te behouden of te herhalen.

Kleine bedrijven die geen gebruik maken van de strategische waarde van IT, vaak als gevolg van gebrek aan interesse van het management, zijn bedrijven die het vermogen van het bedrijf om concurrentievoordeel te creëren niet hebben gewaardeerd. Dit probleem wordt nog verergerd door het ontbreken van een goed gecommuniceerde en duidelijk gedefinieerde IT-strategie, en het daaruit voortvloeiende falen om de middelen van een bedrijf – inclusief de IT – correct af te stemmen op de strategische doelstellingen van de organisatie. De gevolgen van een ontbrekende IT-strategie kunnen enorm zijn en zullen vaak resulteren in gemiste kansen om IT in te zetten voor het versnellen en realiseren van kritische bedrijfsprestatieverbeteringen.

Een ander gevolg, dat voortvloeit uit een gebrek aan interesse van het management in technologie, is de oprichting van een IT-afdeling die geen kennis heeft van de bedrijfsstrategie, wat resulteert in een onvermogen om de IT-middelen in lijn te brengen met de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. Elke combinatie van een technologisch ongeïnteresseerd MT en een technologiegerichte IT-afdeling zal effectief elke kans blokkeren dat het bedrijf informatietechnologie gebruikt voor echte bedrijfswinst.

Kleine bedrijven hebben van management goeroes te horen gekregen dat ‘het hebben van een IT-strategie’ toegevoegd moet worden aan de steeds groeiende lijst van onderdelen die de aandacht van het management vragen. Ondanks de ernstige waarschuwingen en de gevolgen van het niet reageren op de uitdaging, hebben de directies geen richting gekregen over wat een IT-strategie zou kunnen betekenen, of hoe u een IT-strategie zou kunnen creëren. 

Wat is nu precies een IT-strategie? Een IT-strategie is een plan om organisaties te sturen op alle facetten van technologiemanagement, inclusief IT kosten zoals in-sourcing of outsourcing, IT personeel, IT hardware en software, IT vendor management en alle andere overwegingen in de IT-omgeving. Het ontwikkelen en uitvoeren van een IT-strategie vereist sterk zakelijk leiderschap; de ondernemer moet nauw samenwerken met managers, maar ook met andere stakeholders binnen de organisatie.

Veel kleine bedrijven kiezen ervoor om hun IT-strategie te formaliseren in een schriftelijk document of een balanced scorecard strategiekaart. Het plan en de bijbehorende documentatie moet flexibel genoeg zijn om te kunnen inspelen op nieuwe organisatorische omstandigheden en prioriteiten, budgettaire beperkingen, beschikbare vaardigheden en kerncompetenties, nieuwe technologieën en een groeiend inzicht in de behoeften van gebruikers en zakelijke doelstellingen.

Wij hebben veel situaties waargenomen waarin de bedrijfseigenaar in korte tijd een IT-strategie moest documenteren om het IT-budget voor het volgende jaar voor te bereiden. Vaak ontbreekt het hen aan ondersteunende bedrijfsinformatie om deze taak te kunnen uitvoeren. Het resultaat is een zwakke of geen IT-strategie, die soms wordt genegeerd door de gebruikersgemeenschap, de belangrijkste stakeholders.
Een zwakke IT-strategie kan kostbaar en verspillend zijn, vooral voor organisaties met beperkte middelen die zonder een IT-budget werken. Het betekent ook dat organisaties niet snel genoeg kunnen reageren op veranderende bedrijfsbehoeften. Het ontbreken van strategisch denken zorgt ervoor dat organisaties inefficiënt reageren, waardoor ze gedwongen worden om in een constante staat van inhaalslag te werken. Dus hoe voorkomen we dat we reactief worden, kunnen we overgaan tot een proactieve benadering van IT? Ja natuurlijk, begin met het ontwikkelen van een IT-strategie en verbind deze strategie met een jaarlijks IT-budget.

Een IT-strategie voor kleine bedrijven moet een antwoord geven op de volgende vragen:

• Moeten we overwegen om de ontwikkeling van onze IT-strategie en IT-ondersteuning uit te besteden?
• Doen we de juiste dingen met technologie om de belangrijkste business professionals van de organisatie aan te spreken en continu waarde te leveren aan de klanten?
• Doen we de juiste investeringen in technologie?
• Meten we wat de werkelijke waarde is van die technologie?
• Is onze huidige informatietechnologie wendbaar genoeg; flexibel om een succesvolle organisatie continu te ondersteunen?
• Is onze IT-omgeving goed beheerd, onderhouden, beveiligd, in staat om de klanten te ondersteunen en is het kosteneffectief?
• Kan onze strategie de huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften ondersteunen?

We merken vaak dat veel ondernemers niet het gevoel hebben dat ze de kennis hebben om deze IT-vragen te beantwoorden. Voor veel ondernemers die vinden dat hun focus niet mag worden afgeleid van hun hoofdactiviteit, moeten de voordelen van IT-outsourcing zeker worden onderzocht. Een professioneel IT-bedrijf zal over de bedrijfs- en technologische vaardigheden beschikken die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de voordelen van IT ten volle worden gerealiseerd. Er wordt algemeen aangenomen dat een geoutsourced IT-contract alleen de kosten ten goede komt en in veel gevallen kan dit het geval zijn, maar in de beste voorbeelden kan een geoutsourced IT-contract veel grotere voordelen hebben voor een onderneming, inclusief het bieden van een gegarandeerde manier om ervoor te zorgen dat de volledige strategische voordelen van IT op de juiste manier worden gerealiseerd.

Wat is een IT strategie?