Microsoft Teams: Een gids voor beginners voor teams in Microsoft 365

Microsoft omschrijft Teams als een ‘chat-based workspace in Microsoft 365’, waardoor teams, zowel intern als extern, binnen één venster kunnen samenwerken om het teamwerk te verbeteren. Het is belangrijk op te merken dat de Microsoft Teams Skype voor Business (dat op 31 juli 2021 met pensioen gaat) zal vervangen.

Als je ondersteuning nodig hebt bij het opzetten van Microsoft Teams, zie dan onze Microsoft 365 diensten. Je kunt ook deze Quick Start PDF-gids downloaden om eindgebruikers alle basiskennis bij te brengen.

Wat doet Teams?

Binnen één venster kunnen gebruikers een beroep doen op verschillende belangrijke Microsoft 365-apps en -tools om hen te helpen effectiever te werken, zoals:

  • Agenda’s en vergaderingen (Outlook)
  • Content maken, delen, bewerken en vinden (SharePoint, OneDrive en OneNote)
  • Teamleden bellen en online ontmoeten (Skype)
  • Chat en instant messaging (Skype)

Belangrijkste voordelen van Teams

  • Een gecentraliseerde hub
  • Office 365-integratie
  • Teams aanpassen via API’s en botframeworks
  • Beveiliging en compliance
  • Azure Active Directory integratie
  • Geen extra kosten voor Microsoft 365-gebruikers

Teams gebruiken

Voordat we aan de slag gaan, is het belangrijk om te begrijpen hoe Teams in het grotere Microsoft 365-beeld passen, want het creëren van Teams heeft een aantal bredere implicaties. Elk team dat wordt aangemaakt, maakt automatisch een bijpassend Plan aan, SharePoint Team Site, Microsoft 365 Group en gedeelde OneNote. Hoewel dit een aantal grote voordelen met zich meebrengt, zoals gedeelde documenten en gecentraliseerde teaminformatie, kan het leiden tot wat bestuurlijke en administratieve rompslomp. Gelukkig laat de admin kant van Teams toe dit te beheren zoals we hieronder zullen behandelen.

Overzicht

Zodra je organisatie toegang heeft tot Teams, kun je de desktopapplicatie downloaden en Team benaderen via je browser of de mobiele app downloaden.

Teams en kanalen

Om de samenwerking in teamverband op te starten, heb je een team nodig. Het opzetten van teams is eenvoudig en gebeurt in een paar klikken, waarbij je een teamnaam en een beschrijving nodig hebt; hierdoor kunnen teamleden worden toegevoegd. Zoals hierboven vermeld, zal een nieuw team een bijpassende Microsoft 365 Group, OneNote, SharePoint site en Plan maken, dus dit moet met enige voorzichtigheid worden gedaan.

Elk team heeft subsecties, die Channels worden genoemd, en er wordt automatisch een General Channel aangemaakt. Je kunt meerdere Channels binnen een Team hebben; je kunt bijvoorbeeld een ‘Marketing’ Team hebben en vervolgens Channels zoals ‘Social Media’, ‘Productlancering’, ‘Blogs’ enz. Of een bedrijf kan een Team zijn en Channels kunnen betrekking hebben op afdelingen – je kunt kiezen wat past bij de manier van werken van jouw organisatie. Wanneer er een nieuwe melding of activiteit is, wordt de naam van de Channel vetgedrukt getoond.

Channel Tabs

Elke Channel heeft zijn eigen tabbladen aan de bovenkant. Posts (groeps-chat), Bestanden (gedeelde documenten) en Wiki (informatiepagina’s) worden automatisch aangemaakt maar je kunt ook je eigen tabbladen toevoegen.

Posts

Posts zijn een van de belangrijkste kenmerken van Teams, waardoor elk team een gecentraliseerde discussie kan voeren die wordt opgeslagen en gemakkelijk doorzoekbaar is. Posts zijn de centrale component waar al het teamwerk wordt opgenomen – van het delen van bestanden tot videogesprekken.

Het gebruik van @-mentions maakt het mogelijk om deelnemers of zelfs hele teams te taggen om anderen op de hoogte te brengen. Gebruikers die naar Posts kijken zullen gemakkelijk zien waar ze zijn genoemd door middel van het rode @-symbool om gebieden die voor hen van belang zijn te markeren. Bovendien zal jouw bureaubladapp je op de hoogte brengen via een waarschuwing. Gebruikers kunnen niet alleen taggen, maar ook content ‘liken’ en emoticons of GIF’s delen.

Bestanden

In jouw Teams venster kun je verschillende taken direct binnen dat venster of die browser uitvoeren, zodat je niet tussen verschillende applicaties hoeft te schuiven. Deze taken omvatten de mogelijkheid om bestanden te verwijderen, te downloaden, te verplaatsen, te openen, te kopiëren, te bewerken of een link te krijgen om met anderen te delen – waardoor je alle belangrijke functies krijgt die je in de native apps zou krijgen.

Je kunt ook een groeps-chat starten naast het bestand, om teamdiscussies mogelijk te maken terwijl je aan de bestanden werkt – en dit gesprek zal in jouw conversation thread verschijnen.

Tabbladen toevoegen

Zoals gezegd kun je naast de drie automatische tabbladen ook je eigen tabbladen toevoegen, waaronder momenteel Planner, Excel-spreadsheets, Word-documenten, Power BI-dashboards en nog veel meer.

Microsoft-producten kunnen nu gemakkelijk worden toegevoegd, maar er komen ook veel toekomstige integraties naar de teams, zoals Asana integratie. Aangezien integratie tussen systemen zo belangrijk is voor het teamwerk, kunnen we nog veel meer partnerships en out-of-the-box integraties verwachten!

Asana Integratie

Menu

Langs de linkerkant kun je navigeren naar verschillende gebieden binnen Teams, zoals Chats, Meetings, Files en Activity. De meeste daarvan zijn vrij vanzelfsprekend:

Activiteit: Laat je de laatste activiteiten zien van de Teams waar je deel van uitmaakt.

Chat: Dit zijn jouw chat-, bel- en videogesprekken. Voor een gesprek binnen een team moet je echter het menu van de teams gebruiken en de groepschat in ‘Posts’ houden.

Teams: Een overzicht van al je Teams waar je deel van uitmaakt, zodat je in elk kanaal van de teams kunt inzoomen. Dit is ook de plek waar je Teams kunt aanmaken.

Oproepen: Het tabblad Oproepen biedt je de mogelijkheid om voice over IP (VoIP) gesprekken te voeren van Teams client naar Teams client. In Teams zijn er mogelijkheden om gebruikers in staat te stellen gesprekken te maken, te ontvangen en door te schakelen van en naar vaste en mobiele telefoons op het openbare geschakelde telefoonnetwerk (PSTN).

Bestanden: Binnen Bestanden kun je snel bestanden vinden en bekijken in OneNote, OneDrive en binnen Teams (opgeslagen in hun eigen SharePoint-sites). Er is ook een zeer nuttig ‘Recent’ tabblad zodat je snel toegang hebt tot de meest recente documenten waar je aan werkte, evenals een snelkoppeling naar je Downloads.

Admin

Microsoft Teams is al een geweldig product, omdat het een grote flexibiliteit mogelijk maakt en veel mogelijkheden biedt. Echter, zoals eerder vermeld, kan het starten met Teams ook een aantal knock-on effecten met zich meebrengen, die de admin hoofdpijn kunnen geven. Gelukkig kun je binnen de Microsoft 365 Admin de instellingen van Teams beheren in het configuratiescherm voor groepen. Binnen de Admin-instellingen kun je bepalen wie er Teams kan aanmaken, welke functies al dan niet zijn toegestaan, zoals videovergaderingen, het delen van schermen of geanimeerde afbeeldingen, of dat er extensies kunnen worden gebruikt. Dit geeft de controle die nodig is om governance toe te staan in overeenstemming met het beleid van houw organisatie en zorgt ervoor dat jij de controle over de app kunt behouden. Meer informatie vind je hier.

Adoptiegidsen voor eindgebruikers

Er zijn een aantal grote eindgebruiker adoptiegidsen online beschikbaar van Microsoft. Om te leren hoe je de vergader- en gespreksfuncties van Teams kunt gebruiken, kun je een kijkje nemen in deze ‘Vergaderingen en gesprekken How-To‘. Er is ook een snelstartgids voor eindgebruikers van Microsoft Teams beschikbaar om te downloaden en te delen met gebruikers.

FAQ’s

Is Teams nu beschikbaar? Ja, Teams is over het algemeen beschikbaar, ook in Nederland.

Welke Microsoft 365-plannen bevatten Teams? Teams zijn beschikbaar voor Business Basic, Business Standard, Business Premium, Office 365 F3, Office 365 E1, Office 365 E3,  Office 365 E5, Microsoft 365 F1, Microsoft 365 F3 en Microsoft 365 E3 klanten. Het is ook beschikbaar voor Onderwijs en Overheid abonnementen.

Wat staat er op de roadmap van Teams? Je kunt de volledige Teams roadmap hier bekijken.

Hoe zit het met Skype for Business? Teams gaan Skype for Business vervangen! Lees hier meer.

Werkt Teams samen met Teams buiten jouw organisatie? Ja, deze functie is aanwezig en kan in- of uitgeschakeld worden. Toegang voor gasten is inbegrepen in alle Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise, and Office 365 Onderwijs abonnementen. Er is geen extra Office of Microsoft 365-licentie nodig. Gasttoegang is een instelling op tenant niveau in Microsoft Teams en is standaard uitgeschakeld. Meer informatie vind je hier.

Conclusie

Microsoft Teams is al een robuust aanbod en profiteert van veel nieuwe functies en integraties. Nog beter, sinds Microsoft’s nieuwe richting onder Satya Nadella, zijn feedback en reviews over producten goed ontvangen, waarbij Microsoft actief reageert op de feedback van het publiek. Microsoft Teams heeft een eenvoudig feedbackprogramma en je kunt de meeste populaire suggesties bekijken, maar ook zien welke zijn gepland op basis van het aantal up-votes. Deze verzoeken en andere functies zijn dan te zien op de openbare Microsoft 365 Roadmap. Dit laat echt een commitment zien om een product te maken dat gericht is op de behoeften van de gebruiker, dus we hebben een geweldig gevoel over Microsoft Teams. Bovendien, aangezien Teams Skype voor Business gaat vervangen, zijn we er zeker van dat het goed gebruikt zal worden!

De media-aandacht en -ontvangst is ook zeer positief geweest met veel Slack vergelijkingen. Binnen deze vergelijkingen doet het Microsoft Teams vaak goed met de functies, bruikbaarheid en het aanbod, maar wat het nog aantrekkelijker maakt, is het feit dat het bij Microsoft 365 is inbegrepen. Voor Microsoft 365-gebruikers betekent dit dat degenen die al gebruik maken van andere betaalde teamwork software de licentiekosten kunnen verwijderen, en degenen die dat niet doen toegang kunnen krijgen tot een nuttige nieuwe applicatie die concurrenten misschien wel gebruiken – zonder extra kosten.

Volgende stappen

Als je Microsoft 365 gebruikt, dan raden wij je aan om Teams te proberen en jouw feedback te geven om het product vorm te geven. Je kunt hier een Quick Start PDF-gids downloaden om gebruikers op weg te helpen.

Als je Microsoft 365 niet gebruikt, kun je je aanmelden voor een Office 365 E3-proefversie (inclusief Teams).

Je kunt ook zien hoe we je kunnen helpen met onze Microsoft Teamservices of contact met ons opnemen en we kunnen een Microsoft 365-demo geven of vragen beantwoorden.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.