In dit artikel bespreek ik de migratie van gedeelde netwerkschijven naar OneDrive en Sharepoint. Hoewel het proces voor beiden bijna identiek is, zal ik gemakshalve steeds naar Sharepoint verwijzen.
Of een organisatie nu al een tijdje gebruik maakt van Sharepoint of net ermee is begonnen, velen zullen nog steeds grote gedeelde netwerkschijven hebben met content die terecht in Sharepoint thuishoort. Het migreren van deze content is een uitdagende en rommelige taak; een taak die velen van ons gevraagd wordt. We zitten regelmatig diep in een van deze migraties en hebben ontdekt dat er verwachtingen vanuit de klant zijn dat dit proces eenvoudig en dus snel moet verlopen. Mijn ervaring is dat dit meestal niet het geval is.
Elke migratie is uniek en vereist een voorafgaande planning, voorbereiding en dus tijd om het goed te doen. Doe je dit niet, dan loop je het risico om in een Sharepoint nachtmerrie terecht te komen.
In dit artikel zal ik mijn 10 tips delen om deze rommelige migraties op een meer gecontroleerde manier door te voeren – een die jouw organisatie in staat zal stellen om de voordelen van het opslaan van deze content in SharePoint te realiseren ten opzichte van opslag op een netwerkschijf.
TL;DR? Ik snap het, hier is de lijst…
- Zorg voor buy-in van de directie
- Meer dan een rechttoe rechtaan verhuizing
- Neem een kijkje in de keuken
- Ruim op wat er is
- Niet alles hoort thuis in Sharepoint
- Werk samen met het team om hun nieuwe huis te bouwen
- Zet je Information Management/Architectuurhoed op
- Ken de migratiemogelijkheden
- Doorbreek oude gewoontes
- Toon ROI aan
Tip 1: Zorg voor buy-in van de directie
Laten we eerlijk zijn, dit is geen opwindend project om mee bezig te zijn. De directie van jouw organisatie heeft waarschijnlijk de noodzaak geïdentificeerd om content van gedeelde netwerkschijven weg te halen, omdat hen de goedheid van Sharepoint is beloofd om content op te slaan en vraagt zich af waarom we die nog fileserver in de kelder nog hebben. Belangrijke punten om te overwegen:
- Je zult moeten werken met mensen in de hele organisatie, de “eigenaren” van de content, om op te ruimen wat er is en te bepalen wat er naar Sharepoint moet worden verplaatst. Tenzij het leiderschap van de organisatie dit als een prioriteit voor hen heeft geïdentificeerd, zul je waarschijnlijk niet de aandacht krijgen die je nodig hebt.
- Je moet het leiderschap van jouw organisatie laten zien hoe rommelig, ingewikkeld en traag dit migratieproces kan zijn. Geef hen misschien een presentatie (voel je vrij om enkele van deze tips te nemen als je wilt) over de toegevoegde waarde die Sharepoint op tafel brengt, en waarom het meer moet zijn dan alleen maar een simpele verhuizing. Dit zou hen moeten aantonen waarom het proces enige tijd in beslag zal nemen.
- Er zal altijd behoefte zijn aan enige content om op gedeelde netwerkschijven te laten staan, zodat ze waarschijnlijk nooit helemaal weggaan. Zorg ervoor dat de directie dit begrijpt.
Tip 2: Meer dan een rechttoe rechtaan verhuizing
Als je een puinhoop op je gedeelde netwerkschijf hebt, zal het migreren naar Sharepoint “as-is” de puinhoop gewoon verplaatsen. Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om dit NIET te doen. Het enige dat met deze aanpak wordt bereikt is dat de content geen ruimte meer inneemt op je netwerkschijven. Er zijn tastbare voordelen verbonden aan het verplaatsen van content naar Sharepoint, maar het vereist wel enige voorafgaande planning en werk om een aantal ervan te realiseren. Een aantal daarvan zal ik in volgende tips demonstreren.
Tip 3: Neem een kijkje in de keuken
Je zult profiteren van een migratietool om de content die je gaat migreren naar Sharepoint te analyseren. Tools kunnen zaken detecteren zoals dubbele bestanden, de grootte van bestanden, de folderstructuur, enz. De bedoeling van deze tool is om te identificeren welke soorten bestanden er bestaan, wat er kan worden verwijderd, automatisch dubbele bestanden te verwijderen, etc. en de uitvoer kan worden verstrekt aan de eigenaar van de content om hen te helpen bij het opschonen (Tip #4). Een voorbeeld van een tool die dit soort informatie geeft is Treesize, hoewel er waarschijnlijk ook anderen op de markt zijn. Dit geeft het migratieteam ook een idee van het aantal bestanden dat op het punt staat te migreren naar Sharepoint, wat een belangrijk gegeven is om te weten, zowel wat betreft het aantal bestanden als de totale opslag.
Tip 4: Ruim op wat er is
Dit sluit aan op tip 2. Verplaats de rotzooi niet zomaar. Opruimen kan mogelijk veel tijd in beslag nemen door de eigenaar van de content. Daarom is de ondersteuning van de directie (tip 1) zo belangrijk. Er zijn verschillende strategieën die je zou kunnen voorstellen voor het doen van de opruiming, maar over het algemeen zul je eindigen met 4 emmers:
- content die moet worden gemigreerd voor actief gebruik
- content die alleen voor archivering moet worden gemigreerd
- content die verwijderd kan worden
- content die behouden moet blijven, maar niet in Sharepoint
Let op: hier identificeert je straks de hamsteraars in je organisatie. Je zult waarschijnlijk meer tijd met deze gebruikers moeten doorbrengen om hen te helpen hun gewoonte te doorbreken door gebruik te maken van de mogelijkheden van Sharepoint. (meer daarover in tip 9)
Om opschoning aan te moedigen heb ik organisaties wedstrijden zien organiseren waarbij teams/individuen worden beloond die het hoogste percentage van hun content opschonen voorafgaand aan de migratie. Soms is dit gewoon de motivatie die nodig is om teams te laten hun oude rommel opruimen.
Tip 5: Niet alles hoort thuis in Sharepoint
Dat je het kunt betekent niet dat je het moet doen. Dit is hier zeker van toepassing. Je vindt allerlei andere zaken dan Office-bestanden en PDF’s op gedeelde netwerkschijven… executables, installatiepakketten, logbestanden, enz. en de meeste kunnen prima worden gemigreerd naar Sharepoint. Er zijn echter andere, meer geschikte, repositories voor een deel van die content, zoals een broncode repository bijvoorbeeld. Zorg ervoor dat je met teams samenwerkt die dit soort content hebben en vind alternatieve opslagplaatsen voor hen. Een deel van deze content kan ook op een gedeelde netwerkschijf blijven staan en dat is prima.
Tip 6: Werk samen met het team om hun nieuwe huis te bouwen
Elk team zal anders zijn en daarom is dit geen lopende band werk. Eerst moet je beslissen waar je de content naartoe wilt migreren. Heeft het team al een bestaande SharePoint-site of ga je een nieuwe site voor hen bouwen? Zult je een Microsoft 365 Group ter beschikking stellen voor hun content? Ten tweede, maak van de gelegenheid gebruik om te zoeken naar manieren om enkele van de SharePoint-mogelijkheden in hun nieuwe omgeving te benutten. Deze stap kan veel tijd in beslag nemen, maar het is ook de plek waar de toegevoegde waarde van SharePoint te zien is. Enkele ideeën:
- Bouw een goedkeuringsworkflow rond een bepaalde set documenten die ze nu bijvoegen en e-mailen.
- Zet versiebeheer in een bibliotheek aan en train gebruikers hoe ze dat moeten gebruiken in plaats van individuele kopieën van documenten op te slaan zoals ze misschien op een netwerkschijf hebben gedaan.
- Maak een SharePoint-lijst voor dingen die ze op dit moment via andere middelen volgen. Stel alerts of Microsoft Flows in op deze lijst om te beginnen met andere bedrijfsprocessen die vandaag de dag mogelijk handmatig zijn.
- Voeg wat metagegevens toe aan bestanden, zodat ze deze makkelijker kunnen vinden als ze eenmaal in SharePoint zijn beland. Dit kan een deel van de genestelde mappenstructuur vervangen die op de gedeelde netwerkschijf bestaat.
- Zoek naar manieren om gebruik te maken van SharePoint search om eindgebruikers in staat te stellen de content te vinden die ooit in netwerkmappen was begraven.
De mogelijkheden zijn eindeloos en zijn echt een factor van hoeveel tijd je kunt besteden aan elk team en de interne mogelijkheden die je hebt voor het ontwerpen en bouwen van SharePoint-oplossingen.
Dit is een van de belangrijkste onderscheidende factoren tussen het opslaan van bestanden op een netwerkschijf en het opslaan ervan in SharePoint.
Tip 7: Zet je Information Management/Architectuurhoed op
Deze tip gaat hand in hand met tip 6 wanneer je met teams werkt tijdens het ontwerpen van hun nieuwe woning. Op een zeer hoog niveau moet je over de volgende zaken nadenken:
- Naar hoeveel sites/documentbibliotheken zal deze content migreren?
- Ga je voor deze content types definiëren?
- Ga je de metadata over deze content standaard vastleggen tijdens de migratie?
- Ga je hun content tijdens de migratie herstructureren?
- Welke retentie-instellingen ga je toepassen?
- Zet je versiebeheer van deze bibliotheken aan?
Tip 8: Ken de migratiemogelijkheden
Je hebt verschillende migratieopties en de optie die je kiest is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder een:
- Kan het je iets schelen of je de laatst gewijzigd door en datum laatst gewijzigd metadata-eigenschappen van de gedeelde netwerkschijf behoudt? Als je dat doet, dan zul je een migratietool willen gebruiken om je te helpen. (Als je van plan bent om retentie toe te passen, zal jouw Information Management team deze metadata bij de migratie willen bewaren)
- Wat is het volume van de content die je migreert? Als het een kleine hoeveelheid is en je je niet bekommert om de metadata, dan kun je het handmatig doen.
- Wie doet de migratie? Wordt het een centraal projectteam dat dit doet of vertrouw je op de contenteigenaar om de migratie te doen?
Er zijn verschillende migratietools op de markt om je hierbij te helpen en ik zou aanraden om ze uit te proberen, vooral als je een grote migratie-inspanning moet aangaan.
Tip 9: Doorbreek oude gewoontes
Dit is heel belangrijk. Mijn observaties zijn dat eindgebruikers, indien ze geen training hebben gehad, onmiddellijk hun SharePoint documentbibliotheek in File Explorer zullen willen openen en precies zo te werk willen gaan als in de wereld van de gedeelde netwerkschijven. Daar zijn een paar problemen mee:
- Je kunt de metagegevens niet bijwerken in de File Explorer
- Je kunt geen gebruik maken van de mogelijkheden van SharePoint als je alleen binnen File Explorer werkt (versiebeheer, aangepaste weergaven, filters, retentielabels toepassen, enz.).
- Mappen zijn niet de enige manier om de content te organiseren, wat eigenlijk alles is wat je in File Explorer hebt. Gebruik van metadata kan een grote bijdrage leveren aan het helpen van gebruikers bij het vinden van hun content. Helaas is metadata in de File Explorer niet zichtbaar.
Informatiehamsteraars verdienen een speciale vermelding omdat zij waarschijnlijk de meest uitdagende groep zullen zijn om mee te werken. Je zult ze moeten trainen op SharePoint-functies die ze kunnen gebruiken om het aantal bestanden dat ze moeten bewaren te verminderen (versiebeheer). Ook wil je ze misschien trainen in het risico dat ze de content langer bewaren dan nodig is en de mechanismen binnen SharePoint en Microsoft 365 gebruiken om het bewaren en vernietigen van de content te automatiseren. Vraag hieromtrent je Information Management team om hulp.
Een ander concept dat je nodig hebt om ervoor te zorgen dat je eindgebruikers het begrijpen, is SharePoint-synchronisatie. De meeste gebruikers zijn gewend om hun volledige OneDrive-bibliotheek te synchroniseren met hun lokale schijf. In SharePoint kan dit problematisch zijn vanwege de grote omvang van de bibliotheek. Stimuleer eindgebruikers om synchronisatie alleen te gebruiken als een offline tool en om mappen te synchroniseren in plaats van de hele bibliotheek.
OPMERKING: Met OneDrive Files on-Demand laat je bestanden verschijnen alsof ze lokaal zijn gedownload, maar in feite zijn ze dat niet. Alleen wanneer je op de bestandslink klikt, zal het het bestand downloaden.
Tip 10: Toon ROI aan
Je zult zowel de voortgang als de toegevoegde waarde van het migratieproject aan de directie willen laten zien. Enkele goede manieren om dit te doen zijn het bijhouden van de verminderde opslagruimte op de netwerkschijven, het aantal teams dat naar SharePoint is verhuisd, het aantal oplossingen dat is gebouwd met behulp van SharePoint/Microsoft 365-mogelijkheden, de hoeveelheid content die nu door retentie wordt gedekt, enz. Dit moet gericht zijn op de specifieke metrics die jouw organisatie heeft geïdentificeerd als sleutel tot het succes.
Je zou deze informatie kunnen volgen in een SharePoint list en een Power BI-dashboard kunnen bouwen om te delen met de directie. Dit zullen ze geweldig vinden. 😉
Conclusie
Ik denk dat we het er allemaal over eens kunnen zijn dat een netwerkschijfmigratie geen sexy project is, maar het is wel een heel belangrijk project. Tenzij we de berg content die in de ruimte van de gedeelde netwerkschijf leeft aanpakken, denk ik dat we de zakelijke waarde van de Microsoft 365-investering slechts gedeeltelijk realiseren. Laat je echter niet misleiden door te denken dat je door migraties kunt zien als een rechttoe rechtaan verhuizing.